Michel Mooij

Werkplekadvies voorkomt chaos

Het flexkantoor rukt op. En dat heeft verstrekkende consequenties ~ Het bureau WorkSpace consultancy, (inmiddels Proven Workspace) levert de nodige ondersteuning ~ Compleet met thuisgevoel.

FRED KRIJNEN

Het ministerie van VROM beschikt sinds kort over een heus Stilte Centrum. Vooralsnog een uitzonderlijke secundaire arbeidsvoorwaarde, maar dat kon weleens snel veranderen. Als gevolg van de flexibilisering ondergaat ook het hedendaagse kantoor in rap tempo een metamorfose. De vaste kamer en werkplek zijn daarbij niet langer vanzelfsprekend. En dat heeft technische, praktische en vooral ook sociale consequenties.

Voor zover valt na te gaan, heeft tot nu toe (februari 1999) slechts één bureau zich op dit evident nieuwe gat in de markt gestort. Dat bureau heet WorkSpace consultancy (inmiddels Proven Workspace). Directeur Michel Mooij, adviseur op het gebied van facility management en werkomgeving, is van origine architect. Na een carrière als zodanig raakte Mooij in de automatisering verzeild. Daar kreeg hij inzicht in de vraag hoe organisaties reageren op veranderingen in informatievoorziening.

Wisselplekken

Dat inzicht ontwikkelde hij verder bij Twijnstra & Gudde als adviseur facility-management. In die laatste hoedanigheid realiseerde Mooij zich dat automatisering in het gebruik en beheer van gebouwen een steeds grotere rol speelt. “En die automatiseringsveranderingen hebben consequenties voor mensen, dus voor human resources management”, analyseert hij. Er zijn vanuit die informatietechnologie nieuwe dingen mogelijk. Maar de vraag is: willen de medewerkers dat? En hoe zullen ze erop reageren?

Het ouderwetse kantoor, waarin iedereen zijn vaste werkplek heeft, gaat verdwijnen. Daar is ook Mooij stellig van overtuigd. “Momenteel worden die veranderingen vaak uitsluitend vanuit het facility-management aangestuurd”, weet hij. “De medewerkers zijn steeds minder op kantoor doordat ze meer naar de klant gaan, parttime werken of thuiswerken. Dat leidt tot onproductief gebruik van kantoorruimte. Het facility-management speelt daarop in door wisselplekken te creëren. Om dat te ondersteunen, wordt gebruikgemaakt van informatietechnologie.

“Wanneer iemand de ene dag op de zesde verdieping zit en een paar dagen later bijvoorbeeld op de tweede, moet hij daar toch met zijn computer over dezelfde informatie kunnen beschikken. De infrastructuur moet dat mogelijk maken. Die infrastructurele problemen worden doorgaans wel opgelost; het belangrijkste probleem is en blijft de menselijke factor. En daarvoor zijn twee benaderingen. Een bedrijf kan zeggen: ze m6eten flexibel met hun werkplek omgaan en wij zullen daarbij voor ondersteuning zorgen. De andere benadering is, zorgen dat de mensen het zelf willen. En daarvoor zijn incentives nodig.”

Op Mooij’s bureau staat zo’n incentive, een fraai notebook. Wanneer medewerkers de beschikking krijgen over zo’n attribuut en er ook thuis mee kunnen werken, blijkt de bereidheid tot het accepteren van flexibele werkplekken groter. “Het is opvallend”, constateert hij, “dat het human resource management wel bezig is met flexwerk in de vorm van arbeidstijden, maar de fysieke component van anders met je werk omgaan buiten beschouwing laat. Toch kan je de werkplek, en alle voorzieningen daaromheen, opvatten als een vorm van employee benefits. Het is de invulling van wat een organisatie iemand te bieden heeft”

Weerstandsreacties

Hoe ziet dat werken er concreet uit? Betekent het dat iedereen de mogelijkheid krijgt om een notebook mee naar huis te nemen en zelf te bepalen hoe laat hij begint? Of is het een baan waarbij iemand verplicht is achter een balie te zitten tot het tijd is? “Dat zijn facetten die te maken hebben met de functie, maar ook met hoe je de uitvoering daarvan fysiek invult. Het is interessant om te kijken hoe je de werkplek mede in kunt zetten bij het werven en het behouden van personeel.

“En dat betekent voor het HR-management dat het moet overleggen met facility- en IT-management, en dat het moet weten wat een en ander kost. Een HR-manager moet bij wijze van spreken weten wat het kost om iemand een goedkopere auto te geven maar wel twee werkplekken te laten gebruiken. En hij moet overzien wat het betekent wanneer iemand zegt: ‘Ik hoef geen vaste werkplek te hebben, geef mij maar een notebook en flexibele werktijden’.”

WorkSpace consultancy voorzag onder meer de ING Bank al van advies. Ook bij deze bankinstelling zijn er twee motieven om tot interne flexibilisering over te gaan. Om te beginnen moet het vermogen van de organisatie om veranderingen op te vangen worden vergroot. Elke vierkante meter kantooroppervlak moet zo efficiënt mogelijk worden gebruikt. En daarnaast kan interne flexibilisering stimulerend werken op de interne communicatie. Je komt elkaar zo nog eens tegen.

Toch staan de meeste werknemers allerminst te springen om hun vaste plek te verlaten. Daarvoor is eerst een omslag in het denken vereist.

“MEDEWERKERS MOETEN LEREN BESEFFEN DAT ZE EEN PLAATS HEBBEN IN DE ORGANISATIE EN NIET ZOZEER IN EEN GEBOUW”

verduidelijkt Mooij. “En daarvoor moet eerst dat gevoel doorbroken worden dat als ze maar ‘n eigen bureau hebben, dat ze dan veilig zitten.”

Vaak worden ook allerlei persoonlijke motieven aangevoerd om op niet van werkplek te wisselen. Mooij: “Dit soort weerstandsreacties spruit voort uit persoonlijke onzekerheid. Het is de kunst om mensen over die drempel te helpen en de grens te zoeken van wat ze aan flexibiliteit aankunnen.”

Incentives

Op het moment dat hij zijn vaste stek binnen het bedrijf ziet verdwijnen, sputtert praktisch elke medewerker tegen, is Mooij’s ervaring. Hoe lang dat sputteren duurt, hangt af van de samenwerking tussen personeelsmanagement en facility- en IT-management. Zonder adequate voorzieningen en menselijke acceptatie leidt interne flexibiliteit gegarandeerd tot chaos.

Bij die menselijke acceptatie spelen incentives dus een rol. En die beperken zich allerminst tot het beschikbaar stellen van notebooks.

Wat te denken van speciale ruimten waar het personeel kan brainstormen of juist in alle rust een nota kan doorspitten? Ook dat zijn secundaire arbeidsvoorwaarden. “De mogelijkheid om dit soort ruimten te creeren is een van de grote voordelen van kantoorflexibilisering”, weet Mooij. “Het levert meerwaarde, en dat is relevant voor de acceptatie. Zonder die meerwaarde gaan al snel de hakken in het zand.”

Dat laatste gebeurt ook wanneer de interne flexibiliteit niet goed is georganiseerd. Dat leidt al snel tot onvindbare collega’s, dubbelgeboekte vergaderruimten, bureaus vol rommel van elders opererende collega’s en ander leed. Hier ligt een taak voor het secretariaat, en voor PZ.

Thuisfront

“In veel branches vervult het kantoor in toenemende mate de functie van ontmoetingsplaats. Een plek om elkaar te inspireren en van gedachten te wisselen”, zo weet Mooij. “Het feitelijke werk kan ook elders worden verricht. Dat geldt natuurlijk vooral voor de wat hogere functies.” Voor menig personeelsmanager misschien een huiveringwekkende gedachte. Weg controle op de fysieke aanwezigheid. En dan is er nog het eigen, met foto’s van partner en kinderen volgestouwde bureau. Ook de toekomst daarvan is allerminst zeker.

Die foto’s vormen een heikel onderwerp bij kantoorflexiblisering. Maar ook daar heeft Mooij een oplossing voor gevonden. Die oplossing is ook op zijn eigen notebook geinstalleerd. Zodra hij deze aanzet, verschijnen er portretten van vrouw en kinderen op het scherm. De boodschap is duidelijk: ook in het moderne flexkantoor hoeven de medewerkers de inspiratie van het thuisfront niet te missen.

Dit bericht was gepost op Monday, May 11th, 2009 om 09:55. Het is opgeslagen onder Interviewen getagged met"Het nieuwe werken", Kantoorconcept. Je kan alle reacties op dit bericht volgen via de RSS 2.0 feed.