Adviespraktijk

PROVEN PARTNERS EN WORKSPACE CONSULTANCY BUNDELEN KRACHTEN

Proven Partners en Workspace Consultancy gaan samen verder als PROVEN WORKSPACE. De twee adviesbureaus – beiden 10 jaar actief – begeleiden organisaties integraal vanuit missie, doelen en strategie, bij het realiseren van nieuwe manieren van werken. Proven Partners doet dit vanuit kennisuitwisseling en samenwerking. WorkSpace Consultancy richt zich hierbij vooral op de ruimtelijke vertaling van werkpatronen in ontwerp van de fysieke werkomgeving. Door de krachten te bundelen laat PROVEN WORKSPACE haar klanten profiteren van de meerwaarde die hierdoor ontstaat .

De slogan “Reducing complexity, creating space” brengt tot uitdrukking waar PROVEN WORKSPACE voor staat:
Het reduceren van de complexiteit van vraagstukken rondom het werk en de werkomgeving tot de essentie en daarmee inzicht te geven in de mogelijkheden, die een organisatie heeft om zichzelf en haar (kennis)werkers duurzaam en flexibel te huisvesten.

Immers in een wereld waarin de ontwikkelingen op het gebied van kenniswerk, internet en connectiviteit, continu doorgaan en vraagstukken rondom economie en duurzaamheid steeds meer een rol spelen, gaat het erom werkomgevingen te creëren die hierbij aansluiten.

PROVEN WORKSPACE biedt hierin inspiratie, expertise en professionele projectbegeleiding.

Elke klant is uniek. PROVEN WORKSPACE levert maatwerk diensten, passend bij uw specifieke situatie. Dat maatwerk is uiteraard wel gebaseerd op een aantal door ons reeds ontwikkelde aanpakken of producten. Daarvan hier een overzicht.

– conceptontwikkeling
– 3D visualisatie
– programma van eisen
– project management
– conceptbewaking
– draagvlakondersteuning
– training
– pilotuitvoering en -evaluatie
– werkstijlonderzoek
– bezettingsgraadonderzoek
– kosten/baten analyse
– ruimtebehoefteberekening
– behoefteninventarisatie
– evaluatieonderzoek

Voorbeeld:
U wilt efficiënter met uw huisvesting omgaan. Om te beginnen kunnen wij u helpen hiervoor het nodige draagvlak te creëren, door het verzorgen van een workshop. Als de start verankerd is brengen wij de werkstijlen binnen uw organisatie in kaart met een werkstijlonderzoek. Vervolgens toetsen wij hier-aan de bestaande werkomgeving. Dit levert concrete voorstellen op voor een betere benutting van het kantoor (gewoonlijk circa 20-30% winst) en een grotere bewegingsvrijheid voor de organisatie in de vorm van een nieuw kantoorconcept. Zo’n concept levert ook andere voordelen op: toegenomen interne communicatie bijvoorbeeld of hogere transparantie van de organisatie. Mogelijk wilt u eerst met een pilot beginnen, voordat de hele organisatie omschakelt naar een nieuwe manier van werken. WorkSpace consultancy kan u helpen bij de organisatie, begeleiding en evaluatie van en de communicatie over zo’n pilot. Voor de realisatie van een nieuw kantoorconcept biedt WorkSpace consultancy begeleiding in het veranderingsproces. Onderdeel daarvan is het informeren en enthousiasmeren van betrokkenen en trainen van medewerkers. Daarnaast zorgen wij voor de bewaking van het concept op het gebied van informatietechnologie, huisvesting en personeelsmanagement.

Conceptontwikkeling
Door een concept te laten ontwikkelen kunt u gedetailleerd nagaan hoe het gebouw (de gebouwen), de manier van werken van uw organisatie en de informatie- en communicatie-infrastructuur het beste op elkaar kunnen worden afgestemd. Op basis van de onderzochte werkstijlen en de gegeven locatie en structuur van een gebouw wordt een principelay-out van het kantoor gemaakt. Bij deze lay-out wordt elk type werkplek beschreven, evenals de noodzakelijke voorzieningen voor informatie en communicatie en de voorgestelde wijze van gebruiken. Bij conceptontwikkeling wordt bij voorkeur in projectteams gewerkt, omdat de betrokkenheid van de medewerkers van groot belang is voor acceptatie.

3D visualisatie
Met onze 3D visualisaties van kantoorconcepten kunt u de beeldvorming bij de gebruikers in een vroeg stadium op gang brengen met concrete fotorealistische weergaven van bepaalde kantoorconcepten in uw pand, zonder dat u hierbij reeds de betrokkenheid van meubelleveranciers nodig heeft.

Programma van eisen
Met een programma van eisen beschikt u over een dusdanige vastlegging van het concept, dat u opdracht kunt verstrekken aan de eigen facilitaire organisatie en/of architecten, kantoorinrichters en IT-/telematica leveranciers tot verdere realisatie van de voorzieningen die nodig zijn om volgens het nieuwe concept te gaan werken.

Project management
De praktische overgang van het ene naar het ander kantoorconcept behoeft een grondige voorbereiding en een goede organisatie. WorkSpace consultancy kan het project management voor een project voor u voeren. Wij werken niet voor een bepaalde meubelleverancier of kantoorinrichter. Daardoor kun-nen wij met u, vanuit een onafhankelijke positie, de best passende oplossing kiezen.

Conceptbewaking
Er is niet slechts één juiste uitvoering van een kantoorconcept. Sommige praktische oplossingen zijn echter in conflict met de werking van het concept. WorkSpace consultancy kan u helpen bij de bewaking ervan. In de vorm van monitorbijeenkomsten bijvoorbeeld.

Draagvlakondersteuning
Met ondersteuning door ons bij het creëren van draagvlak beschikt u in de loop van het project over deskundigen die bijeenkomsten kunnen verzorgen om de filosofie achter het concept overtuigend over te brengen op betrokkenen. Wij kunnen u adviseren over het creëren van draagvlak in de eerste fase van het proces, bij het vinden van medestanders op sleutelposities en in een later stadium onder alle betrokkenen. Daarvoor kunnen we met u een communicatieplan maken. De communicatie kan aansluiten op bestaande kanalen zoals personeelsblaadjes of intranet. Het kan ook bestaan uit gebruikersbijeenkomsten, internetfora, lezingen, presentaties, rondleidingen in een pilotgebied of bij een andere organisatie enzovoorts. De keuze van ingrediënten hangt af van uw doelstellingen en behoeften.

Training
Soms volstaat een goede voorlichting aan en het intensief betrekken van medewerkers, om hen succesvol te kunnen laten werken in een innovatieve kantooromgeving. In andere gevallen is een korte of langere training een goede aanvulling om optimaal van de voordelen van een nieuwe omgeving gebruik te maken. Onderwerpen voor training zijn bijvoorbeeld: archiefbeheer, werken met clean desk, efficiënt gebruik van communicatiemiddelen en bepaling optimale werkplekkeuze.

Pilot
Veel organisaties kiezen ervoor een pilot uit te voeren met een innovatieve kantooromgeving, voordat de gehele organisatie omschakelt of zelfs voordat er toekomstig huisvestingsbeleid wordt geformuleerd. Met een pilot kunt u de nodige praktijkervaring opdoen voor uw specifieke situatie. WorkSpace consultancy heeft de nodige ervaring met het uitvoeren en evalueren van pilots en de communicatie erover en kan ze voor u uitvoeren of u erbij adviseren.

Werkstijlonderzoek
Met een werkstijlanalyse komt u te weten, waar zich in uw organisatie de “kantoorbewoners” bevinden en wie “plekzoekende werkers” zijn. Het typeren van de werkstijlen geeft u antwoord op de vraag, voor welke functies en bedrijfsonderdelen het gebruik van wisselwerkplekken zinvol is en voor welk type functies een vaste werkplek beter functioneert. Een werkstijlonderzoek bestaat uit een enquête onder (een groot deel van) de medewerkers en interviews met vertegenwoordigers van verschillende functietypes. De resultaten worden vastgelegd in een rapport, waarin de organisatie wordt beschreven aan de hand van individuele werkstijlen en groepswerkstijlen. Elke stijl wordt geïllustreerd met een beeldende typering. Hierdoor wordt de werkstijl herkenbaar en onderwerp van gesprek onder de medewerkers. Het werkstijlonderzoek is een door ons ontwikkeld instrument dat de basis vormt van aantal projecten waar wij bij betrokken zijn of zijn geweest. Het werkstijlonderzoek wordt voor elke opdracht zo uitgevoerd dat het naadloos aansluit bij de doelstellingen van het specifieke project. Dat betekent dat wij niet werken met een standaard vragenlijst, maar maatwerk leveren op basis van een aantal door ons ontwikkelde ingrediënten.

Ruimtebehoefteberekening
Op basis van het werkstijlonderzoek kan WorkSpace consultancy een ruimtebehoefteberekening maken voor verschillende kantoorconcepten. Met deze berekening krijgt u inzicht in het benodigde vloeroppervlak voor verschillende mogelijke oplossingen. Dit kan u helpen bij beslissingen over verhuizing, nieuwbouw en kan onderdeel vormen voor een complete kosten/baten analyse.

Bezettingsgraadonderzoek
Met een bezettingsgraadonderzoek komt u te weten, in welke delen van uw organisatie het zinvol is om de vaste werkplek los te laten. Een bezettingsgraadonderzoek wordt bestaat uit tijdregistratie en observatie. We kunnen uiteraard ook gebruik maken van informatie die reeds in uw organisatie is opgebouwd. De resultaten van het bezettingsgraadonderzoek worden vastgelegd in een rapport met een managementsamenvatting aan de hand van enkele heldere grafieken. (zie voorbeeld).

Kosten/baten analyse
Met een kosten/baten analyse kunt u afwegen of het ontwikkelde concept voor uw organisatie profijtelijk gemaakt kan worden. Bij de kosten/baten analyse wordt de afbakening met andere kosten/baten analyses op het gebied van IT bewaakt. Indien nodig kunnen ook de effecten op het gebied van employee benefits in de analyse betrokken worden. De kosten/baten analyse wordt vastgelegd in een korte rapportage en voorzien van een managementsheet.

Behoefte-inventarisatie
Met een behoefte-inventarisatie komt u erachter wat medewerkers nodig achten om de overgang van een traditioneel naar een innovatief kantoorconcept soepel te laten verlopen. Dat kan variëren van trainingen tot praktische aanpassingen in de uitvoering van een concept. Een behoefte-inventarisatie kan de vorm hebben van een vragenlijst of een werkbijeenkomst.

Evaluatie
Met een evaluatie van uw pilotproject kunt u de balans opmaken van wat de proef heeft opgeleverd. Op basis van de evaluatie kunt u de definitieve beslissing nemen om verder te gaan. Een evaluatie wordt uitgevoerd op basis van een gebruikersenquête, interviews ( o.a. met de lijnverantwoordelijken en het secretariaat), een tweede bezettingsgraadonderzoek en een toetsing van de werkelijke kosten/baten aan de kosten/baten analyse. Net als bij het werkstijlonderzoek levert WorkSpace consultancy maatwerk om optimaal aan te sluiten bij de specifieke omstandigheden en doelstellingen van elk project.

Meer weten, ga dan naar: