De werkplek als employee-benefit
Vaste werkplekken, die pas veranderen als je een andere functie krijgt, hebben volgens Michel Mooij hun langste tijd gehad. De toekomst is aan flexibele werkplekken, gekoppeld aan een specifieke taak, zoals vergaderen, telefoneren of klanten ontvangen. Voor het facilitair management komt er meer nadruk te liggen op de interactie met de klant.
Ook al is de titel van het congres “Uw werkomgeving in beweging” Michel Mooij heeft het liever over: de wereld in beweging. Daar beginnen de veranderingen, vindt hij. “Er is een complex geheel van maatschappelijke en technologische veranderingen gaande, dat van invloed is op de ontwikkeling van de werkplek.”
Mooij is directeur van adviesbureau WorkSpace consultancy. Hij constateert, zoals velen met hem, een toenemende dynamiek in de wereld om hem heen. Daarnaast is er een toename van intelligente technologie. Bij deze ontwikkelingen denkt hij aan termen als: mobiliteit, time to market en paperless office. ”Deze toenemende dynamiek, dit steeds sneller moeten schakelen”, verduidelijkt Mooij, “staat op gespannen voet met het feit, dat een gebouw een statisch geheel is”.
Daarnaast spelen twee andere ontwikkelingen mee: het denken in toegevoegde waarde, wat onder andere inhoudt dat er bij honorering niet gekeken wordt naar de geleverde productie, maar naar de (toegevoegde) waarde die het product heeft voor de klant. Verder wordt de balans tussen werken en privé steeds belangrijker. “Je leeft niet meer om te werken, maar je werkt om te leven”, is de stellige mening van Mooij.
Nieuwe taken, nieuwe verbindingen
Deze ontwikkelingen beïnvloeden de omgang met werkplekken. Bij sommige, wat traditionele beroepen, is het duidelijk waar je ze moet plaatsen. Een receptioniste zet je bij de ingang van het gebouw. Maar een consultant? Die heeft het ene moment behoefte aan een rustige plek om te studeren, het andere moment aan een plaats waar hij klanten kan ontvangen. De ene persoon wil graag een tijd thuis werken, omdat er net een kind is geboren, een ander kiest voor kantoor. Het ene moment is teleconferencing ideaal, het ander moment vind je e-mail geschikter als communicatiemiddel of wil je juist bij elkaar op bezoek gaan. Er ontstaan, kortom, geheel nieuwe combinaties van mensen, taken, plekken en verbindingen, zoals Mooij het formuleert. “Die mix is voortdurend in beweging. Je bent niet meer de functie die je uitoefent, hoogstens tijdelijk. Het wordt dus interessant om te kijken wat iemands onderscheidende werkstijl is. Veel bedrijven kijken naar de lifestyle van sollicitanten, of die past bij het bedrijf. De werkstijl is belangrijker. Op basis daarvan kun je bepalen, wat voor die mensen de ideale werkplek is”.
Facilitair management als een koffieautomaat
Volgens Mooij bestaat de traditionele koppeling tussen functie en werkplek nauwelijks meer. Er komt steeds meer behoefte aan afzonderlijke plekken voor verschillende taken: vergaderen, studeren, telefoneren. Gebruikers switchen zelf tussen deze ruimtes. Hoe kan een facilitair manager daar het best mee omgaan?
Mooij maakt graag de vergelijking met een koffieautomaat. Vroeger kwam de koffiejuffrouw langs. Hoe prettig dat ook was, en hoe lekkere koffie ze ook schonk, je dronk koffie als zij langskwam. Tegenwoordig bepaal je zelf wanneer je naar de automaat loopt. Het facilitair management zorgt dat deze tijdig is bijgevuld. “Op dezelfde manier bied je een pand aan, met een aantal voorzieningen en mogelijkheden. De gebruiker neemt daarvan af op een moment dat het hem schikt”.
Interactie
Voor het facilitair management betekent deze verandering dat er meer nadruk komt te liggen op interactie. Er is geen gestandaardiseerde afname meer. De filosofie van Mooij stelt de gebruiker centraal. Daarom noemt hij zijn bijdrage “de werkplek als employee benefit”. Dat past goed bij een bedrijfscultuur waar de werknemer wordt afgerekend op zijn resultaat en alle vrijheid heeft het werk zelf in te richten. Voortaan ook de werkplek.
Voorzieningen, basis voor ontplooiing eigen werkstijl
Mooij M.Arch.
Werken kan tegenwoordig overal. Anytime, Anyplace. Als je maar een dak boven je hoofd hebt, met je laptop in de schaduw kunt zitten, koffie kunt bestellen, naar het toilet kunt, je spullen veilig kunt laten liggen, de stekker in het stopcontact kunt steken of een printje kunt maken. Werken kan overal als je maar over de juiste voorzieningen beschikt. Daarom zullen voorzieningen een steeds belangrijker rol gaan vervullen in de openbare ruimte en in gebouwen.
Optimale benutting
De eerste werkplekinnovaties kwamen voort uit het bewustzijn, dat werkplekken steeds vaker onbenut bleven als gevolg van de verkorting van de werktijd en het opkomende parttime werken in de tachtiger jaren. (more…)
Beleven in het heden, bouwen voor de toekomst
Naar co-creatie in de werkomgeving
Door M. Mooij M.Arch.
Imagineering en hospitality zijn beide gericht op het creëren van beleving. Beide vakgebieden hebben met elkaar gemeen dat zij beleving opvatten als iets maakbaars, iets dat een aanbieder, of een gastheer kan creëren voor zijn klant. Imagineering en hospitality sturen de beleving en zijn daarom “hot” in marketingland.
Maar ook bij FM en HRM is de belangstelling voor beleving gewekt. Via beleving verwacht men de interne klanttevredenheid te kunnen vergroten en schaarse talenten te kunnen boeien en binden. Al snel wordt de vertaalslag en van retail en leisure naar de werkomgeving gemaakt. Maar een facility manager en zeker een corporate real estate manager zijn ook verantwoordelijk voor de flexibiliteit van de huisvesting en de toekomstwaarde van het vastgoed. Hoe verhoudt zich dat tot de beleving van de medewerkers?
In dit artikel een analyse waaruit blijkt, dat er een huisvestingsstrategie mogelijk is, die de gebruiker de ruimte biedt om maximaal in te zetten op boeien en binden van personeel door middel van beleving en hospitality, en die de flexibiliteit en de toekomstwaarde van de huisvesting veiligstelt.
Binden op basis van lifestyle
Een innovatief kantoorconcept maakt het mogelijk medewerkers aan de organisatie te binden op basis van hun individuele werkstijl.
Regelmatig zijn er de afgelopen jaren organisaties in het nieuws geweest met hun innovatieve kantoorconcept, waarbij de vaste werkplek wordt ingeruild voor een aantal wisselend gebruikte werkplekken met verschillende specifieke functies. Hierbij werden vooral de ruimtewinst en de bereikte flexibiliteit als grote winstpunten naar voren gebracht.
De aanpassing die hierbij van de medewerkers gevraagd wordt, wordt vaak gezien als een noodzakelijk veranderproces, dat in het gunstigste geval zonder al te veel weerstand verloopt. Echte voordelen voor de medewerkers stonden nooit voorop. Maar die zijn er wel degelijk. In dit artikel zullen we laten zien, dat het kunnen ontplooien van een “eigen” werkstijl een element van waarde vertegenwoordigt voor de medewerker en tevens een bindend element kan vormen in de relatie met de organisatie. (more…)
“Branding the office”
De bijdrage die een goede werkomgeving kan leveren aan het verbeteren van de prestaties van mensen is groot. De belangstelling voor ‘branding’ van de werkomgeving is groeiende en de werkomgeving wordt geacht bij te dragen aan een gevoel van ‘company pride’. Een boeiende, gezonde werkomgeving met keuze uit verschillende ergonomisch verantwoorde werkplekken en ontmoetingsplekken biedt mensen de ruimte om hun eigen werkstijl te ontplooien en zich verbonden te voelen met het bedrijf. Alles gericht op een doelmatige realisatie van de missie van de onderneming!
De werkplek faciliteert de relaties van een onderneming
Organisaties worden netwerken van kleinere zichzelf organiserende units, die met elkaar een binding hebben op basis van de uitwisseling van toegevoegde waarde. Marketing richt zich steeds meer op interactie in één op één relaties met klanten. Bedrijven verwachten binnen hun organisatie steeds meer ondernemerschap van de medewerkers. Deze trends hebben zullen grote invloed krijgen op de manier waarop wij omgaan met de werkplek. De werkplek moet deze trends niet alleen kunnen volgen, maar de werkplek zal een belangrijke rol moeten vervullen in het waar maken van deze trends.
Uitwisseling van toegevoegde waarde
Werknemers en bedrijven gaan bindingen aan met elkaar op basis van wederzijdse toegevoegde waarde. Een van de elementen in die toegevoegde waarde is de manier van werken. Hoe ligt de balans werkprivé? Kan de werknemer gemakkelijk thuis werken, zijn de werktijden flexibel, wordt hij gefaciliteerd voor telewerken. Een optimale samenwerking tussen een organisatie en een medewerker is gebaseerd op het evenwicht tussen geleverde en ontvangen toegevoegde waarde. Hierin spelen aan de kant van de werknemer onder meer de volgende aspecten een rol: de primaire en secundaire beloning, de werkomstandigheden (druk, werktijden, verantwoordelijkheden), de faciliteiten (huisvesting, werkplek), de flexibiliteit (tele-/thuiswerken), het netwerk waartoe men behoort en de balans werkprivé. Deze aspecten van de arbeidsrelatie liggen maar ten dele op het gebied van het gebied van human resource management. Voor een belangrijk deel betreft het ook de gebieden van het informatie(technologie)management en het facility management.
De werkplek
Medewerker en bedrijf ontmoeten elkaar op de werkplek. Hier wordt de arbeidsprestatie geleverd en de toegevoegde waarde uitgewisseld. Voor wie heeft de werkplek toegevoegde waarde? Vormt de werkplek een vorm van beloning voor de werknemer (status van de eigen kamer), of is het een stuk gereedschap, waarmee de werknemer zijn toegevoegde waarde voor de onderneming kan verhogen? (telewerkplek thuis, kofferkantoor voor onderweg of de vaste werkplek op kantoor) Hoe zit het met het rendement van de werkplek?
Belang
Afhankelijk van het contract dat de medewerker en het bedrijf met elkaar aangaan, ligt het belang bij het rendement van de werkplek verschillend. Als er een prestatieverplichting is overeengekomen, dan moet de medewerker zelf verantwoordelijk kunnen zijn voor zijn werkwijze, zijn tijdsindeling en het rendement van de werkplek en overige gereedschappen. Bij overeenkomst van een inspanningsverplichting is het rendement van de werkplek een zaak van het bedrijf.
Invloed
Is degene met het meeste belang in deze situaties ook automatisch degene met de meeste invloed op het rendement? Als het bedrijf de werknemer gewoon op basis van een inspanningsverplichting in dienst heeft, verzorgt het bedrijf de werkplek. Het is het belang van het bedrijf de werkplek maximaal te laten bijdragen aan de productiviteit, de flexibiliteit of de creativiteit van de medewerker. De waardering die de medewerker heeft voor de werkomgeving, de mogelijkheden tot flexibel gebruik ervan en de inspirerende invloed die ervan uit kan gaan, maakt deel uit van de balans tussen geleverde en ontvangen toegevoegde waarde. Hiermee kan het bedrijf wel invloed uitoefenen op de binding met de medewerker, maar de invloed op het rendement van de werkplek is in deze situatie betrekkelijk gering. In hoeverre de productiviteit werkelijk verbetert bij een mooiere (=duurdere) werkplek of bij meer flexibiliteit in het gebruik blijft de vraag. De grotere waardering is wel waarneembaar, maar is vaak van voorbijgaande aard, doordat luxe snel went. Het bedrijf als belanghebbende heeft slechts een beperkte invloed op het rendement van de werkplek. Als de werkplek daarentegen opgevat wordt als gereedschap van de zelfstandige medewerker, waarmee een prestatieverplichting is overeengekomen, dan heeft de medewerker alle belang bij het maximaliseren van zijn eigen effectiviteit. Hij weet zelf als beste in welke omgeving en met welke gereedschappen hij het beste presteert. Hij zal dit afwegen tegen de kosten, die op zijn beloning in mindering worden gebracht. De mate van vrijheid die het bedrijf hierin biedt vormt een ingrediënt in de waardering van de relatie. De medewerker heeft als belanghebbende een grote invloed op het rendement van de werkplek.
Ook de externe relaties
Omdat bedrijven gelijkwaardiger relaties aangaan met klanten, partners (toeleveranciers) en werknemers (speciaal soort toeleverancier), vormt de kwaliteit van de werkomgeving, niet meer uitsluitend een aspect van de binding tussen het bedrijf en de werknemer, maar ook van de externe relaties met samenwerkingspartners en klanten. Een receptiebalie is tegelijkertijd de werkplek van de receptioniste en de plek waar de dienstverlening aan de klant wordt gerealiseerd. De balie faciliteert (geeft vorm aan) de ontmoeting tussen bedrijf en werknemer en tussen bedrijf en klant. Het bedrijf regelt voorwaarden en omstandigheden, waaronder werknemer en klant elkaar ontmoeten. Zij helpen elkaar goed als het bedrijf naar beide kanten goed beheert en faciliteert.
Kortom: Bij het binden van medewerkers en klanten aan het bedrijf gaat het om het faciliteren van de relatie.
Michel Mooij (1954) graduated as an architect in 1980. After a successful period of architects practice he continued his career in the Information Technology. As a result of mastering both practise areas, he joined Twijnstra Gudde in 1990 and became a leading professional in the field of workplace strategy and design, as well as Corporate Real Estate Management. Since 1997 he is founding director of WorkSpace consultancy. In 2008 WorkSpace consultancy merged into Proven Workspace.
View Michel Mooij's profile