Ruimte voor het nieuwe werken
Efficiënt, effectief, flexibel en creatief werken in een duurzame omgeving vraagt niet alleen om een andere inrichting van de werkomgeving. Het stelt ook eisen aan de communicatie-infrastructuur en de aansturing en begeleiding van medewerkers.
Een belangrijk onderdeel hierin vormt het doorbreken van traditionele patronen, zowel bij de gebruiker als bij de beheerder van de huisvesting. Een ingrijpend veranderingsproces op het grensvlak van personeelsmanagement, facility management en IT management dat nauw verbonden is met de strategie van de onderneming.
Dit boek geeft inzicht in de achtergronden van deze verandering, daagt uit mee te denken in de beeldvorming van het nieuwe werken en biedt handreikingen voor de aanpak van het veranderingsproces.
Mooij, M. (2009). Ruimte voor het nieuwe werken. Alphen aan den Rijn: Kluwer.
The necessity of stabilizing
By: Michel Mooij
Although it appears contradictory, flexibility in the use of office space can be maximized, while enabling the working environment to become more stable. This cannot be achieved without an innovative vision of the work place and its layout.
The flexibility of the organization increases when fewer things have to be moved around. By connecting the organization loosely with its premises, efficiency is maximized.
De ideale werkplek erkent de stijl van de…
Nu de informatietechnologie het mogelijk maakt onafhankelijk van een vaste plek te werken, is zowel de onderneming als de medewerker gedwongen na te denken over de vraag welke omgeving het beste past bij een bepaald soort werk. Geeft de huidige werkplek wel de optimale ondersteuning en inspiratie voor dit werk?
Posted in SYNC.nl – Innovatie op het snijvlak van wetenschap,… (
1,492 links from 172 sites)
De nieuwe werkstijl, flex met continuiteit
Werken kan tegenwoordig overal. Anytime, anyplace. Als je maar een dak boven je hoofd hebt, met je laptop in de schaduw kunt zitten, koffie kunt halen, ……….
Gebouwen doen meer dan huisvesten alleen
Tien jaar geleden was de doorbraak van nieuwe kantoorconcepten in de media. In landelijke dagbladen en vakbladen werd uitgebreid gepubliceerd over de kantoren van de toekomst. Alles zou anders worden door de verworvenheden van de informatietechnologie. De tijd was rijp voor een nieuw soort werken. Een belangrijke ontwikkeling die verder ging dan huisvesting alleen. Hoewel deze ontwikkeling verder ging dan huisvesten alleen, beperkte ze zich tot een klein deel van datgene wat gebouwen voor organisaties betekenen. Daarom was deze ontwikkeling, hoe belangrijk ook, niet geschikt om als enige de weg te wijzen naar de huisvesting van de toekomst. Het aanbieden van werkplekken is slechts een van de functies die een gebouw voor een organisatie vervult. In dit artikel geven wij een schets van een totaalbeeld van de rollen die een gebouw speelt in het functioneren van een organisatie, direct of indirect, gewild of ongewild. (more…)
De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken”is het werken beweeglijker geworden dan het de laatste eeuw ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Een meer uitgebreide definitie is:
Logistiek is de integrale planning, organisatie, besturing, afwikkeling en controle van materieel en goederen en de daaraan verbonden informatievoorziening, door de gehele keten, van grondstof tot eindproduct bij de gebruiker. De organisatie en afhandeling van de goederenstroom van het gebruikte product naar afvalverwerking, recycling en verder, de zogenoemde retourlogisitiek wordt tegenwoordig opgevat als onderdeel van de logistieke keten.
Logistiek wordt ook wel gedefinieerd als:
De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen. Met name in situaties waar de productie en levering sterk zijn afgestemd op de vraag (de zogenaamde just-in-time logistiek), is de informatievoorziening essentieel.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van de huidige ondernemingen dankzij het gebruik van moderne ICT-middelen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer bestuurd door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beinvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn rondritprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en zegt. Hij stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvind, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als de Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Op deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Michel Mooij
Een waaier van werkstijlen
In dit schema zijn de meest voorkomende werkstijlen over elkaar heen geprojecteerd. Werkstijlen worden getypeerd met behulp van 7 assen. Op elke as is aangegeven tussen welk minimum en maximum de werkstijl zich bevindt. Elke kleur vertegenwoordigt een werkstijl.
WorkStyles, from office inhabitant to net worker
By M. Mooij
Views on working and the work place are undergoing a rapid and drastic change. Since the first ‘much discussed’ examples in the United States and Scandinavian countries, people are experimenting with new office forms all over the Netherlands. Something that was the scope of specialists until recently, nowadays shows up on the agenda of directors and executive boards. Not surprisingly so, because it entails changes which touch on the strategy of a company.
Applying new work place concepts, specialists don’t just expect to realise impressive reductions in costs because of reduction in space use. They also expect to increase effectiveness and flexibility of employees, using work time more optimally and intensifying communication. Some examples (Chiatt Day) even hint at an increase of employee creativity, because of a highly associative environment that maintains a dialogue with the employees.
New visions on working and the work place entail all traditional frames of areas of interest, e.g. housing, facility management, human resource management and IT-management. Attention by management, followed by interdisciplinary cooperation between different departments and supporting services are the conditions for implementing a new way of working successfully. (more…)
Uitstel van keuze, basis voor creativiteit
Laatst een schema van mijn afstuderen in 1980 aan de Academie van Bouwkunst in teruggevonden. Nog steeds herkenbaar! Het nieuwe werken vraagt om een benadering vanuit de gebruiker, die steeds meer zelfsturend wordt. Het milieu vraagt om een benadering vanuit de omgeving, de context van het grotere geheel, locatie, stedenbouw en ecologie.
Door het uitstellen van de keuze wat wat leidend zou moeten zijn, wordt het creatieve proces maximaal gevoed. Door te blijven zoeken naar het verbinden van aspecten van de twee ogenschijnlijk tegengestelde belangen worden uiteindelijk de beste oplossingen gevonden.
Slimmer Werken
In de parallelsessie Slimmer werken heeft Michel Mooij voor de deelnemers een concreet verhaal over een andere manier van werken en organiseren
Flexibiliteit vraag om stabiliteit
De noodzaak van het stabiliseren van de kantooromgeving bij toenemende eisen aan de flexibiliteit
Het lijkt op het eerste gezicht een tegenstelling, maar de flexibiliteit in het gebruik van kantoren kan toenemen terwijl de kantooromgeving stabieler wordt. Dit vergt wel een nieuwe visie op huisvesting en een doordacht kantoorconcept. De beweeglijkheid van de organisatie kan dan groter worden, doordat er minder verplaatst hoeft te worden. Door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid. (more…)
Het Moderne Kantoor
Op dinsdagmiddag 1 oktober 2002 was Michel Mooij één van de sprekers op Het Moderne Kantoor – trends en kennis seminar. Onderstaand artikel in Business In Office (oktober/november 2002) doet verslag.
De totstandkoming van kantoorgebouwen kent in de ideefase een veelheid aan aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. Laat vier experts hierover spreken en je krijgt onderwerpen en uitspraken naar je hoofd als “zoogdierbreinen en stimulerende werkomgevingen”, “kantoorinnovatie bestaat niet”, “gestoord worden in het moderne kantoor” en “dynamisch kan ook duurzaam zijn”. Tijdens een boeiende middag kwam het verhaal erachter naar voren. (more…)
De Gulden Snede anders gezien
De Gulden Snede heeft naast de bekende meetkundige interpretatie ook een algebraïsche. De verhoudingen tussen A en B kunnen worden vertaald naar naar een algemene visie op relaties. De relatie tussen A en B wordt bepaald door de relatie tussen B en het geheel van A en B. De verhouding tussen twee zaken, bijvoorbeeld de activiteiten en de fysieke omgeving, wordt mede bepaald door de verhouding elk van die zaken tot het samen gevormde geheel. De activiteiten (gebruik) en de fysieke omgeving (object) bepalen elkaar wederkerig aan de hand van het samen gevormde geheel.
Delen en Samenwerken
Van Web 2.0 naar Work Style 2.0
Het internet wordt voor steeds grotere groepen een vertrouwde omgeving. Het internet wordt gemakkelijker te bedienen en gaat er steeds realistischer uitzien. Dat schept verwachtingen. Wie vertrouwd raakt met de mogelijkheden van Web 2.0 gaat het kantoor vanuit een ander referentiekader bekijken.
Michel Mooij, gepubliceerd in FMI, september 2008 (more…)
Werkplekadvies voorkomt chaos
Het flexkantoor rukt op. En dat heeft verstrekkende consequenties ~ Het bureau WorkSpace consultancy, (inmiddels Proven Workspace) levert de nodige ondersteuning ~ Compleet met thuisgevoel.
FRED KRIJNEN
Het ministerie van VROM beschikt sinds kort over een heus Stilte Centrum. Vooralsnog een uitzonderlijke secundaire arbeidsvoorwaarde, maar dat kon weleens snel veranderen. Als gevolg van de flexibilisering ondergaat ook het hedendaagse kantoor in rap tempo een metamorfose. De vaste kamer en werkplek zijn daarbij niet langer vanzelfsprekend. En dat heeft technische, praktische en vooral ook sociale consequenties. (more…)
3D Visualisatie kantoorconcept
3D Visualisatie van het nieuwe kantoorconcept voor Friesland Bank. Deze visualisatie heeft een belangrijke rol gespeeld bij het opbouwen van draagvlak voor de nieuwe manier van werken.
De werkplek faciliteert de relaties van een onderneming
Organisaties worden netwerken van kleinere zichzelf organiserende units, die met elkaar een binding hebben op basis van de uitwisseling van toegevoegde waarde. Marketing richt zich steeds meer op interactie in één op één relaties met klanten. Bedrijven verwachten binnen hun organisatie steeds meer ondernemerschap van de medewerkers. Deze trends hebben zullen grote invloed krijgen op de manier waarop wij omgaan met de werkplek. De werkplek moet deze trends niet alleen kunnen volgen, maar de werkplek zal een belangrijke rol moeten vervullen in het waar maken van deze trends.
Uitwisseling van toegevoegde waarde
Werknemers en bedrijven gaan bindingen aan met elkaar op basis van wederzijdse toegevoegde waarde. Een van de elementen in die toegevoegde waarde is de manier van werken. Hoe ligt de balans werkprivé? Kan de werknemer gemakkelijk thuis werken, zijn de werktijden flexibel, wordt hij gefaciliteerd voor telewerken. Een optimale samenwerking tussen een organisatie en een medewerker is gebaseerd op het evenwicht tussen geleverde en ontvangen toegevoegde waarde. Hierin spelen aan de kant van de werknemer onder meer de volgende aspecten een rol: de primaire en secundaire beloning, de werkomstandigheden (druk, werktijden, verantwoordelijkheden), de faciliteiten (huisvesting, werkplek), de flexibiliteit (tele-/thuiswerken), het netwerk waartoe men behoort en de balans werkprivé. Deze aspecten van de arbeidsrelatie liggen maar ten dele op het gebied van het gebied van human resource management. Voor een belangrijk deel betreft het ook de gebieden van het informatie(technologie)management en het facility management.
De werkplek
Medewerker en bedrijf ontmoeten elkaar op de werkplek. Hier wordt de arbeidsprestatie geleverd en de toegevoegde waarde uitgewisseld. Voor wie heeft de werkplek toegevoegde waarde? Vormt de werkplek een vorm van beloning voor de werknemer (status van de eigen kamer), of is het een stuk gereedschap, waarmee de werknemer zijn toegevoegde waarde voor de onderneming kan verhogen? (telewerkplek thuis, kofferkantoor voor onderweg of de vaste werkplek op kantoor) Hoe zit het met het rendement van de werkplek?
Belang
Afhankelijk van het contract dat de medewerker en het bedrijf met elkaar aangaan, ligt het belang bij het rendement van de werkplek verschillend. Als er een prestatieverplichting is overeengekomen, dan moet de medewerker zelf verantwoordelijk kunnen zijn voor zijn werkwijze, zijn tijdsindeling en het rendement van de werkplek en overige gereedschappen. Bij overeenkomst van een inspanningsverplichting is het rendement van de werkplek een zaak van het bedrijf.
Invloed
Is degene met het meeste belang in deze situaties ook automatisch degene met de meeste invloed op het rendement? Als het bedrijf de werknemer gewoon op basis van een inspanningsverplichting in dienst heeft, verzorgt het bedrijf de werkplek. Het is het belang van het bedrijf de werkplek maximaal te laten bijdragen aan de productiviteit, de flexibiliteit of de creativiteit van de medewerker. De waardering die de medewerker heeft voor de werkomgeving, de mogelijkheden tot flexibel gebruik ervan en de inspirerende invloed die ervan uit kan gaan, maakt deel uit van de balans tussen geleverde en ontvangen toegevoegde waarde. Hiermee kan het bedrijf wel invloed uitoefenen op de binding met de medewerker, maar de invloed op het rendement van de werkplek is in deze situatie betrekkelijk gering. In hoeverre de productiviteit werkelijk verbetert bij een mooiere (=duurdere) werkplek of bij meer flexibiliteit in het gebruik blijft de vraag. De grotere waardering is wel waarneembaar, maar is vaak van voorbijgaande aard, doordat luxe snel went. Het bedrijf als belanghebbende heeft slechts een beperkte invloed op het rendement van de werkplek. Als de werkplek daarentegen opgevat wordt als gereedschap van de zelfstandige medewerker, waarmee een prestatieverplichting is overeengekomen, dan heeft de medewerker alle belang bij het maximaliseren van zijn eigen effectiviteit. Hij weet zelf als beste in welke omgeving en met welke gereedschappen hij het beste presteert. Hij zal dit afwegen tegen de kosten, die op zijn beloning in mindering worden gebracht. De mate van vrijheid die het bedrijf hierin biedt vormt een ingrediënt in de waardering van de relatie. De medewerker heeft als belanghebbende een grote invloed op het rendement van de werkplek.
Ook de externe relaties
Omdat bedrijven gelijkwaardiger relaties aangaan met klanten, partners (toeleveranciers) en werknemers (speciaal soort toeleverancier), vormt de kwaliteit van de werkomgeving, niet meer uitsluitend een aspect van de binding tussen het bedrijf en de werknemer, maar ook van de externe relaties met samenwerkingspartners en klanten. Een receptiebalie is tegelijkertijd de werkplek van de receptioniste en de plek waar de dienstverlening aan de klant wordt gerealiseerd. De balie faciliteert (geeft vorm aan) de ontmoeting tussen bedrijf en werknemer en tussen bedrijf en klant. Het bedrijf regelt voorwaarden en omstandigheden, waaronder werknemer en klant elkaar ontmoeten. Zij helpen elkaar goed als het bedrijf naar beide kanten goed beheert en faciliteert.
Kortom: Bij het binden van medewerkers en klanten aan het bedrijf gaat het om het faciliteren van de relatie.
Persbericht
PROVEN PARTNERS EN WORKSPACE CONSULTANCY BUNDELEN KRACHTEN
Proven Partners en Workspace Consultancy gaan samen verder als PROVEN WORKSPACE. De twee adviesbureaus – beiden 10 jaar actief – begeleiden organisaties integraal vanuit missie, doelen en strategie, bij het realiseren van nieuwe manieren van werken. Proven Partners doet dit vanuit kennisuitwisseling en samenwerking. WorkSpace Consultancy richt zich hierbij vooral op de ruimtelijke vertaling van werkpatronen in ontwerp van de fysieke werkomgeving. Door de krachten te bundelen laat PROVEN WORKSPACE haar klanten profiteren van de meerwaarde die hierdoor ontstaat .
De slogan “Reducing complexity, creating space” brengt tot uitdrukking waar PROVEN WORKSPACE voor staat:
Het reduceren van de complexiteit van vraagstukken rondom het werk en de werkomgeving tot de essentie en daarmee inzicht te geven in de mogelijkheden, die een organisatie heeft om zichzelf en haar (kennis)werkers duurzaam en flexibel te huisvesten.
Immers in een wereld waarin de ontwikkelingen op het gebied van kenniswerk, internet en connectiviteit, continu doorgaan en vraagstukken rondom economie en duurzaamheid steeds meer een rol spelen, gaat het erom werkomgevingen te creëren die hierbij aansluiten.
PROVEN WORKSPACE biedt hierin inspiratie, expertise en professionele projectbegeleiding.
Meer weten, ga dan naar:
Michel Mooij (1954) graduated as an architect in 1980. After a successful period of architects practice he continued his career in the Information Technology. As a result of mastering both practise areas, he joined Twijnstra Gudde in 1990 and became a leading professional in the field of workplace strategy and design, as well as Corporate Real Estate Management. Since 1997 he is founding director of WorkSpace consultancy. In 2008 WorkSpace consultancy merged into Proven Workspace.
View Michel Mooij's profile