Seizoensafhankelijk ondernemen: 5 tips om geld te besparen op je boekhouding

Een succesvol hoogseizoen: drukte, hectiek, lange dagen en weinig tijd voor de administratie. 5 tips voor een efficiënte boekhouding en dus geldbesparing!

Hartje zomer, temperaturen stijgen tot boven de 27 graden, mensen liggen op het strand.

En ook jij hebt warm - maar dan vanwege alle overuren die gedraaid worden in je ijssalon, strandtent of waterpark.

Pieken en dalen

Als jouw onderneming zich richt op wintersportgangers moet deze kop je in meerdere opzichten aanspreken, maar ook als producent van teenslippers, dakkoffers of zonnebrillen ben je afhankelijk van de seizoenen.

Of je nu bewust hebt gekozen om in een seizoensafhankelijke branche aan de slag te gaan of niet - dat je in een deel van het jaar veel minder inkomsten of bedrijfsactiviteiten hebt, is een feit.

Als alles goed gaat, compenseer je dat met een succesvol hoogseizoen, maar dat betekent ook dat je administratie in die tijd flink kan opstapelen.

Zo efficiënt mogelijk boekhouden en daardoor geld besparen, dat klinkt in ondernemer in een seizoensafhankelijke sector als muziek in de oren.

Maar hoe?

1. Bereid je goed voor

Drukte. Hectiek. Lange dagen. Haasten om orders op tijd te leveren.

Dat is geen periode om eens rustig de cijfers in te voeren en te analyseren, al dan niet met je boekhouder samen. Zoals altijd is een goede voorbereiding het halve werk.

Welke zaken kun je voorbereiden?

2. Standaardiseer en/of automatiseer

Zorg dat zaken die zich daarvoor lenen in een standaardformat kunnen worden geplaatst en laat zo veel mogelijk dingen ‘zichzelf regelen’:

3. Houd inzicht in gewerkte uren

Roosters maken voor werknemers in het hoogseizoen - een nachtmerrie voor sommige ondernemers.

En zijn de roosters eenmaal gemaakt, wie houdt dan bij of de uren daadwerkelijk gedraaid worden, of, realistischer: hoeveel er overgewerkt wordt?

Zorg dat vooral tijdelijke werknemers op een snelle en eenvoudige manier hun uren kunnen registreren: gebruik een app en laat ze daar inloggen, of maak ‘ouderwetse’ urenbriefjes.

Vermijd dat ze op verschillende manieren uren gaan doorgeven, zoals een Whatsappje, e-mail of in het voorbijgaan. Want al staan de uren in een sms’je of mailtje zwart-op-wit, je moet ze voor je administratie overal gaan zoeken.

Kies één systeem dat voor jouw onderneming het beste werkt en laat iedereen zich eraan houden. Als je laat weten dat alleen de uren uitbetaald worden die zó worden doorgegeven, is dat waarschijnlijk in een mum van tijd geregeld.

4. Overleg met je accountant of boekhouder

Flexibele dienstverlening is tegenwoordig overal te vinden - zo ook in de financiële sector.

Informeer daarom of het mogelijk is om, wanneer je bedrijfsactiviteiten volledig stilliggen in het laagseizoen, een pauze af te spreken in je contract of abonnement bij je externe boekhouder.

Ook kun je zoeken naar een accountant die ad hoc voor een uurtarief boekhoudkundige taken kan uitvoeren.

5. Vertrouw op goede software

In jouw laagseizoen kun je dus zo veel mogelijk voorbereiden en plannen. Maar breekt de periode van drukte en hectiek aan, dan is efficiënt het sleutelwoord, zeker als het gaat om je administratie.

Goede, creatieve en flexibele software is een must - het kan (en moet!) je veel tijd besparen.

Als ondernemer in een seizoensafhankelijke branche moet je business software minimaal de volgende functies hebben:

Ondernemen in een sector met een duidelijk (of zelfs extreem) hoog- en laagseizoen is nu eenmaal hollen of stilstaan. Waarschijnlijk is dat ook hetgeen dat je aantrekt aan dit type onderneming. Dat wil echter niet zeggen dat je het jezelf niet wat gemakkelijker kan maken - en ook middenin het tumult van de topdrukte éven achterover kunt leunen en genieten van het succes.