Alle functies op een rij

Algemeen

Chat

Bespreek items met collega’s via onze geavanceerde chatfunctie. Offline? Ontvang automatisch een e-mail.

Rechtenbeheer

Tot in detail bepalen welke gebruiker wat mag aanmaken, inzien, versturen of inboeken - en altijd aanpasbaar.

Relatiebeheer (basis)

Overzicht van al je klanten met hun basisgegevens. In te zien vanuit elke module in Workspace.

Dashboard

Direct na het inloggen een beknopt maar helder overzicht dat je zelf kunt samenstellen met onze widgets.

Mobiele apps

Ook onderweg aan de slag in Workspace met onze uitgebreide mobiele apps voor iOS en Android.

10GB opslag

Met 10GB opslagruimte hoef je je niet druk te maken over het aantal documenten dat je in Workspace maakt.

Snelzoekfunctie

Nooit meer zoeken: overal in Workspace een zoekterm ingeven en direct alle mogelijke resultaten inzien.

Extra gebruikers

2 gebruikers inclusief en de mogelijkheid om een onbeperkt aantal gebruikers toe te voegen.

Items volgen

Houd het overzichtelijk: alleen notificaties ontvangen bij wijzigingen in voor jou belangrijke items.

Notities

Bij elk item een notitie maken van belangrijke zaken, zoveel je wilt en met opmaak voor nog meer overzicht.

Notificaties

Altijd op de hoogte met onze slimme notificaties. Ontvang ze via web, native app of mobiele app.

Logboek

Altijd kunnen inzien wat er met een document is gebeurd in Workspace, compleet met naam, datum en tijdstip.

CRM

Relatiebeheer
KvK-koppeling

Met enkele klikken een relatie toevoegen door gegevens uit de KvK-database automatisch in te laden.

Relatiegroepen

Meer structuur aanbrengen in je relatiebestand: maak verschillende groepen aan.

Uitgebreide bedrijfsgegevens

Gegevens van je relaties tot in het kleinste detail opslaan en beheren, en toch in één oogopslag inzien.

Relaties importeren

Al een relatiebestand? Upload met onze template dan eenvoudig en snel je relaties in Workspace.

Contactpersonen

Zoveel contactpersonen aanmaken als je wilt en ruimte voor zeer gedetailleerde contactinformatie.

Adresgegevens

Een onbeperkt aantal adressen invoeren, notities eraan toevoegen, overzichtelijk aangegeven op de kaart.

Bedrijfsstructuur

Maak een diagram van de relaties tussen verschillende bedrijven en wissel eenvoudig tussen accounts.

Gerelateerde zaken

Bekijk in één oogopslag alle items uit Workspace die bij een relatie horen en open ze daar direct.

Bestanden uploaden

Met 10GB opslagruimte kun je zonder moeite allerlei documenten en bijlagen toevoegen aan een relatie.

Filteren

Op zoek naar een specifieke relatie? Gebruik de algemene snelzoekfunctie of kies één van de handige filters.

Integratie met Sales

Leads uit het pakket Sales automatisch toevoegen aan je relatiebestand om er direct mee aan de slag te gaan.

Marketing

Voer gegevens in voor marketingdoeleinden en bepaal of de relatie wordt toegevoegd aan een nieuwsbrief.

Agenda & Afspraken
Eenvoudig plannen via agenda

Met één klik eenvoudig in de agenda een tijdvak of tijdstip selecteren en direct een afspraak invoeren.

Koppelen aan relatie

Selecteer bij het maken van een afspraak een relatie en het adres wordt automatisch toegevoegd.

Uitnodigingen versturen

Direct vanuit de afspraak uitnodigingen versturen naar relaties en collega’s om sneller te plannen.

Synchronisatie

Altijd up-to-date door de draadloze synchronisatie via CalDAV tussen telefoon en webapplicatie.

Reistijd calculeren

Automatische calculatie van de reistijd bij de afspraak, aan de hand van het adres dat hoort bij de geselecteerde relatie.

Verschillende weergaven

Keuze tussen maand-, week- en dagweergave in de agenda voor het overzicht dat je het prettigst vindt.

Toegang verlenen

Collega’s toegang geven tot het aanmaken en/of inzien van je agenda, zodat er afspraken voor je gepland kunnen worden.

Collega's uitnodigen

Bij het maken van een afspraak kun je collega’s uitnodigingen sturen die ze kunnen accepteren of weigeren.

Locatie uit CRM selecteren

Adressen uit het relatiebeheer selecteren bij de afspraak op basis van ingevoerde gegevens bij de relatie.

Klantenportal
Klanten eenvoudig toegang geven

Klanten met één klik inloggegevens toesturen of ze standaard bij het aanmaken van een relatie toegang geven.

Eigen welkomstboodschap

Een eigen introductietekst invoeren en zo klanten welkom heten op het klantenportal van jouw account.

Facturen betalen met iDEAL

Direct vanuit de afspraak uitnodigingen versturen naar relaties en collega’s om sneller te plannen.

Offertes accepteren

Laat klanten hun offertes inzien zodat ze deze direct online kunnen accepteren, eventueel met een handtekening.

Orders plaatsen

Integratie met Verkoop & Handel: Klanten kunnen zelf bestellingen plaatsen aan de hand van je artikelbestand.

Werkzaamheden aanvragen

Integratie met Projecten & Uren: Via het klantenportal kunnen klanten zelf werkzaamheden inschieten.

Bugtracker

Problemen laten inschieten via de bugtracker en klanten eenvoudig op de hoogte houden van de voortgang.

Chatten met helpdesk

Gemakkelijk een script op je website plaatsen om klanten via chat contact op te laten nemen.

Facturen en offertes inzien

Overzichten van facturen en offertes inzien en downloaden, via de webapplicatie of onze mobiele apps.

Ticketsysteem
Via chat

Een chat ontvangen en hiervan met één klik een ticket maken. Vervolgens direct toewijzen aan de juiste medewerker.

Via e-mail

Vanuit een e-mail meteen een ticket aanmaken waar de juiste medewerker mee aan de slag kan gaan.

Via klantenportal

Klanten kunnen via hun klantenportal tickets inschieten. Houd ze via statuswijzigingen eenvoudig op de hoogte.

Via telefoon

Tijdens een telefoongesprek (met onze VoIP-koppeling) direct een ticket aanmaken en voor afhandeling toewijzen.

Handmatige invoer

Tickets zelf invoeren en toewijzen aan de juiste medewerker koppelen. Ontvang berichten over de voortgang.

Omzetten naar probleem/bug

Gaat het ticket om een probleem dat verholpen moet worden? Met één muisklik zet je het om naar een bug.

Ticket in behandeling nemen

Altijd inzicht in wie het ticket in behandeling heeft en via automatische statuswijzigingen is de klant up-to-date.

Bespreken via chat

Bespreek de voortgang of afhandeling van een ticket met collega’s gemakkelijk via de chatfunctie.

Facturen en offertes inzien

Automatische statuswijzigingen zodat het altijd duidelijk is wanneer de klant op de hoogte gehouden moet worden.

Telefoongesprekken
Doorschakelen collega

Direct in beeld naar welke collega je kunt doorschakelen, met één klik het gesprek doorzetten naar de juiste persoon.

Handmatige registratie

Voer ook achteraf in wie je hebt gesproken, hoe lang het gesprek duurde, wat er is besproken en maak eventueel notities.

Automatisch logboek

Overzicht van alle aspecten van een gesprek, automatisch bijgehouden en altijd toegankelijk.

Uren factureren

Duur van het gesprek omzetten naar een werkzaamheid en deze binnen enkele klikken toevoegen aan een factuur.

Relatiegegevens in beeld

Tijdens het gesprek altijd toegang tot alle informatie die bij een relatie hoort om de klant optimaal van dienst te zijn.

Gespreksnotities

Direct op je scherm notities bijhouden om later na te kijken of te bespreken met collega’s.

Tickets genereren

Een telefoongesprek meteen omzetten naar een ticket dat toegewezen kan worden aan de juiste medewerker.

Bespreken via chat

Bespreek met collega’s de afhandeling van een telefoongesprek met alle informatie direct bij de hand.

VoIP-koppeling

Je VoIP-dienst aan Workspace koppelen en profiteren van veel voordelen, zoals gespreksregistratie en snel doorschakelen.

Offertes
Eigen huisstijl

Je VoIP-dienst aan Workspace koppelen en profiteren van veel voordelen, zoals gespreksregistratie en snel doorschakelen.

Templates voor lay-out

Verschillende lay-outs maken voor bepaalde klanten of doeleinden; makkelijk wisselen tussen lay-outs via het menu.

Artikelen offreren

Integratie met Handel & Verkoop: Direct vanuit je artikelbeheer producten toevoegen aan de offerte.

Versturen per e-mail

Na het afronden van de offerte meteen e-mailen aan de klant. Altijd op de hoogte via ‘Verstuurde mail’.

Online bekijken en accepteren

Via het klantenportal of het web kan de klant de offerte bekijken, downloaden, accepteren of weigeren.

Digitaal ondertekenen

Is de klant akkoord, dan kan de offerte online direct geaccepteerd worden en kan de klant daar een handtekening plaatsen.

Pdf downloaden

Met één klik de offerte downloaden en opslaan op je eigen apparaat of print de offerte en verstuur hem per post naar de klant.

Dupliceren

Nagenoeg dezelfde aanvraag binnengekregen? Dupliceer met één klik de offerte om deze opnieuw te versturen.

Bespreken via chat

Bespreek de offerte tijdens het samenstellen of na het versturen met collega's via onze geavanceerde chatfunctie.

Factuur genereren

Genereer je geen werkzaamheden, project of verkooporder, dan kun je ook meteen vanuit de geaccepteerde offerte een factuur genereren.

Omzetten naar werkzaamheden

Regels van een geaccepteerde offerte direct omzetten in werkzaamheden waarbij uren geregistreerd kunnen worden.

Omzetten naar project

Een geaccepteerde offerte met één kik omzetten naar een project en de offerteregels direct overnemen.

Omzetten naar verkooporder

Worden de producten op de offerte op een order geplaatst, dan zet je de offerte eenvoudig om naar een verkooporder.

Bevestiging sturen

Na goedkeuring van de offerte handmatig of automatisch een bevestiging versturen van de opdracht.

Standaardkortingen

In je relatiebestand per klant aangeven hoeveel korting er automatisch bij elke offerte toegekend moet worden.

Nieuwsbrieven
Voorbeeld versturen

Voordat je de mailing naar klanten verstuurt, eerst een voorbeeld aan een zelf te kiezen e-mailadres versturen.

Adreslijsten

Stel adreslijsten samen voor verschillende doelgroepen en voeg ze gemakkelijk toe bij het versturen van de nieuwsbrief.

Abonneren

In je relatiebestand aanvinken of de klant opgenomen moet worden in het adressenbestand of juist niet.

Eigen templates ontwerpen

Zoveel verschillende templates maken als je wilt, eenvoudig te beheren en toe te passen bij elke nieuwsbrief.

Verzonden nieuwsbrieven

Overzicht van alle mailings die verstuurd zijn via Workspace, wanneer dit gebeurd is en wat de inhoud was.

Relatiebestand inladen

Een nieuwsbrief naar alle debiteuren of crediteuren versturen? Laad ze in één keer in met een druk op de knop.

Chatsupport
iFrame

Eenvoudig en snel een script plaatsen op je website om klanten op een laagdrempelige manier contact te laten opnemen.

Supportmedewerkers kiezen

Zelf bepalen welke supportmedewerkers beschikbaar zijn om chatgesprekken met klanten te voeren.

E-mail wanneer offline

Is een supportmedewerker offline of niet in staat een chat te beantwoorden, dan ontvangt hij of zij automatisch een e-mail.

Bestanden versturen

Documenten of afbeeldingen ontvangen en versturen in chatgesprekken, direct te openen via web of in de mobiele app.

Openingstijden bepalen

Automatisch online zijn op de door jou gekozen tijden zodat klanten een chatgesprek kunnen starten.

Logboek

Elk chatgesprek wordt opgeslagen en in een overzicht geplaatst zodat gesprekken later kunnen worden ingezien.

Administratie

Verkoopfacturen
Eigen huisstijl

Professionele facturen opstellen in je eigen huisstijl, met logo, achtergrond, kleurgebruik en indeling.

Eenvoudig opstellen

In een handomdraai een professionele factuur samenstellen door artikelen, uren, verkooporders of losse regels toe te voegen.

Herinneringen sturen

Duidelijk overzicht van openstaande facturen met de mogelijkheid direct een herinnering te versturen aan de klant.

Automatische herinneringen

Voorwaarden bepalen waaronder er bij overschrijving van de betalingstermijn een automatische herinnering wordt verstuurd.

E-mail opbouw

Eenvoudig zelf de opbouw en teksten bepalen van e-mails die bij een factuur gestuurd worden.

E-mail vormgeving

Je eigen huisstijl doorvoeren bij het versturen van e-mails met facturen, zoals logo, kleurgebruik en indeling.

Betalingen registreren

Op diverse manieren een betaling registreren en aangeven of het een deelbetaling betreft en hoe het bedrag is betaald.

Kostenregels

Extra diensten of producten geleverd? Zet kostenregels klaar en laat ze automatisch toevoegen aan de volgende factuur.

Versturen per post en e-mail

Na het afronden van de factuur meteen e-mailen aan de klant of downloaden, printen en versturen per post.

Verzending inplannen

Een afgeronde factuur niet direct verzenden maar voor een later moment inplannen door een datum en tijd in te voeren.

Pakbon genereren

Direct vanuit de factuur een pakbon genereren om bij het te versturen pakket te voegen.

Rapportages

Diverse financiële rapportages eenvoudig te samen te stellen, op te slaan en te downloaden als pdf.

Dupliceren

Nagenoeg dezelfde factuur versturen? Dupliceer met één klik de factuur om hem eventueel aan te passen en te verzenden.

Dashboard

Kies uit verschillende widgets om direct bij het inloggen een duidelijk overzicht van je facturatie te zien.

Templates voor lay-out

Verschillende lay-outs maken voor bepaalde klanten of doeleinden; makkelijk wisselen tussen lay-outs via het menu.

Creditfacturen

Handmatig een creditfactuur aanmaken of direct vanuit de te corrigeren factuur genereren met één klik.

Gewerkte uren factureren

Integratie met Projecten & Uren: Gewerkte uren toevoegen aan een factuur of direct vanuit de werkzaamheid factureren.

Projecten factureren

Integratie met Projecten & Uren: Direct vanuit een afgerond project een factuur genereren en (ingepland) versturen.

Factureren vanuit offerte

Integratie met CRM: Direct vanuit een geaccepteerde offerte een factuur genereren en versturen naar de klant.

Verkooporder factureren

Integratie met Verkoop & Handel: Een verkooporder zet je eenvoudig en snel om naar een factuur.

Bespreken via chat

Bespreek de factuur tijdens het samenstellen of na het versturen met collega's via onze geavanceerde chatfunctie.

Opnieuw versturen

Is de klant de factuur kwijtgeraakt of is de factuur niet goed aangekomen? Verstuur hem opnieuw met één klik.

Standaardkortingen

In je relatiebestand per klant aangeven hoeveel korting er automatisch bij elke factuur toegekend moet worden.

Factuur online bekijken

Via het klantenportal of het web kan de klant de factuur inzien, downloaden en natuurlijk betalen met iDEAL.

Betalen met iDEAL

Met een websiteprofiel bij Mollie klanten snel, eenvoudig en veilig je facturen met iDEAL laten betalen.

Dropbox-koppeling

Geen facturen meer handmatig downloaden en opslaan; de Dropbox-koppeling zorgt hier automatisch voor.

Terugkerende facturen

Periodiek dezelfde producten of diensten leveren? Stel terugkerende facturen in en kies zelf of ze automatisch verstuurd worden.

Inkoopfacturen
Betalingen registreren

Op diverse manieren een betaling registreren en aangeven of het een deelbetaling betreft en hoe het bedrag is betaald.

Kalender

Altijd een overzicht van openstaande facturen, vervallen facturen en betaaldata.

Verwerken met Scan & Herken

Upload een scan of foto van een factuur en laat Scan & Herken automatisch de informatie uitlezen.

Scan of foto toevoegen

Voer handmatig een inkoopfactuur in en voeg zelf een scan of foto van de inkoopfactuur toe in Workspace.

Regels eenvoudig overnemen

Eenvoudig en op een efficiënte manier de regels overnemen met onze functie waarbij ze altijd in beeld blijven.

Overzicht openstaande facturen

Altijd op de hoogte van betalingen die nog gedaan moeten worden door het overzicht van openstaande facturen.

Dashboard

Kies uit verschillende widgets om direct bij het inloggen een duidelijk overzicht van je inkoopfacturen te zien.

Bespreken via chat

Bespreek een inkoopfactuur tijdens het invoeren of betalen met collega's via onze geavanceerde chatfunctie.

Facturen doorsturen via e-mail

Forward facturen direct vanuit je mailbox naar Workspace om ze daar handmatig of via Scan & Herken te verwerken.

Afronden op meerdere manieren

Mogelijkheid om te kiezen of de btw per factuurregel berekend moet worden of over het totaalbedrag van de factuur.

Filters

Met de handige filters in het hoofdmenu kies je zelf vanuit welk overzicht je aan de slag gaat.

Rapportages

Diverse financiële rapportages eenvoudig te samen te stellen, op te slaan en te downloaden als pdf.

Scan & Herken
Automatische verwerking

Stel regels in waaraan een inkoopfactuur moet voldoen om na herkenning volledig automatisch ingeboekt te worden.

Facturen uploaden

Facturen in pdf- of jpg-formaat uploaden in Workspace om ze daarna met Scan & Herken te verwerken.

Facturen doorsturen via e-mail

Forward facturen direct vanuit je mailbox naar Workspace en laat ze door Scan & Herken uitlezen.

Facturen fotograferen met de app

Maak een foto met onze mobiele app voor Android of iOS en de factuur staat direct klaar om te verwerken.

Chat met collega en accountant

Eenvoudig en laagdrempelig een factuur bespreken of een vraag stellen via onze geavanceerde chatfunctie.

Verwerking pauzeren

Even geen gelegenheid om de factuur te verwerken? Pauzeer de verwerking dan om er later mee verder te gaan.

Tekst selecteren in document

Regels of stukken tekst op de factuur selecteren en eenvoudig op de juiste plaats zetten voor een snelle verwerking.

Inkoop- en verkoopfacturen

Niet alleen inkoopfacturen maar ook verkoopfacturen uploaden, doorsturen of scannen en laten herkennen.

Gratis en onbeperkt

Gratis een onbeperkt aantal documenten (in-en verkoopfacturen) laten herkennen of automatisch laten inboeken.

Bankbetalingen
Bankmutaties inlezen

Bij je bank de bij- en afschrijvingen downloaden en deze toevoegen aan Workspace om betalingen te registreren.

Eenvoudig betalingen boeken

De bijbehorende factuur met één klik aan de hand van een bij- of afschrijving als ‘Betaald’ markeren in Workspace.

Suggesties voor facturen

Aan de hand van de factuurnummers en bedragen suggesties in beeld krijgen van bijbehorende openstaande facturen.

Alle grote banken ondersteund

Transacties van alle grote banken kunnen probleemloos worden verwerkt in Workspace met onze uploadfunctie.

Koppeling boekhoudpakket

Met een actieve boekhoudkoppeling worden geregistreerde betalingen automatisch of handmatig gesynchroniseerd.

Boeken op grootboekrekening

Behalve op een inkoop- of verkoopfactuur kunnen transacties ook geboekt worden op de bijbehorende grootboekrekening.

Projecten & Uren

Projecten
Vanuit offerte genereren

Integratie met CRM: Met één klik een offerte omzetten naar een project inclusief werkzaamheden en/of artikelen.

Rollen toewijzen

Ieder teamlid een rol toewijzen die zelf in te vullen is, zodat de werkverdeling voor iedereen duidelijk is.

Teamleden toevoegen

Eenvoudig gebruikers van hetzelfde account selecteren en als teamlid toevoegen aan het project, eventueel met verschillende rechten.

Doelstellingen

Doelstellingen of mijlpalen aangeven en de bijbehorende werkzaamheden hierop aan laten sluiten door een doelstelling te selecteren.

Tijdlijn

Altijd inzicht in de voortgang van het project door het bekijken van de tijdlijn die makkelijk in en uit te zoomen is.

Widgets

Bij het openen van het project direct een beknopt overzicht van de facturatie, inkoop, marge en begrote en gewerkte uren.

Projectrapportage

Met één klik een overzichtsrapportage genereren van het geselecteerde project met alle relevante informatie.

Omzetten naar factuur

Integratie met Administratie: Direct vanuit een afgerond project een factuur genereren en (ingepland) versturen.

Werkzaamheden toevoegen

Werkzaamheden kunnen worden gekoppeld aan een project om meer structuur aan te brengen en uren te klokken.

Integratie met andere pakketten

Werkzaamheden, artikelen, gereden ritten, in- en verkoopfacturen, offertes en verkooporders kunnen allemaal gekoppeld worden.

Begrote uren

Aangeven hoeveel uur er aan het project besteed zouden moeten worden en dit met de widgets in de gaten houden.

Filters

Met de handige filters in het hoofdmenu heb je altijd het overzicht in beeld dat je nodig hebt om aan de slag te gaan.

Kalender

Altijd een overzicht van lopende projecten, deadlines en ruimte voor nieuwe projecten in de kalender.

Bespreken via chat

Binnen het team de projectvoortgang bespreken, vragen stellen, meetings plannen - allemaal via de chatfunctie.

Intern of in opdracht

Een project markeren als intern of juist in opdracht voor een klant, die je gemakkelijk uit je relatiebestand selecteert.

Werkzaamheden
Accorderen

Afgeronde werkzaamheden laten accorderen door een aangewezen gebruiker voordat ze kunnen worden gefactureerd.

Templates

Standaardwerkzaamheden of templates instellen om zo eenvoudig en snel uit het bestand een werkzaamheid toe te voegen.

Werkklok via blauwe balk

Klik op het icoon in de blauwe balk om direct een werkklok te starten en achteraf de gegevens in te voeren.

Werkklok via werkzaamheid

Via een geopende werkzaamheid in het menu ‘Werkklokken’ een klok starten als je de werkzaamheid in behandeling neemt.

Werkklok via hoofdmenu

Klik op de groene plus in het overzicht om direct een werkklok te starten en achteraf de gegevens in te voeren.

Werktijd achteraf registreren

In de aangemaakte werkzaamheid handmatig achteraf aangeven hoe veel uur je aan de werkzaamheid besteed hebt.

Met en zonder opdrachtgever

Aangeven of de werkzaamheid in opdracht van een klant moet worden uitgevoerd of intern ten uitvoering moet worden gebracht.

Snelle invoer van werkzaamheid

Via het overzichtsscherm met een enkele klik een werkzaamheid toevoegen en later de details invoeren.

Kalender

Altijd een overzicht van openstaande en afgeronde werkzaamheden en de geklokte uren daarbij.

Invoeren via agenda

Werkzaamheden eenvoudig en snel invoeren via de agenda; afhankelijk van rechten ook voor collega’s in te voeren.

Rapportages

Genereer eenvoudig rapportages over facturabele werktijden en de verdeling van uren over klant en medewerker.

Werkzaamheden factureren

Integratie met Administratie: Kies een facturatieprofiel en factureer eenvoudig vanuit het overzicht.

Facturatieprofiel

Integratie met Administratie: Bepaal of de werkzaamheid tegen een vaste prijs, uurtarief of niet gefactureerd moet worden.

Begrote en verkochte uren

Wanneer de begrote of geklokte uren minder zijn dan de verkochte uren, worden de laatste in rekening gebracht of afgeschreven.

Koppelen aan project

De werkzaamheid op zichzelf laten staan of deze met een enkele klik koppelen aan een project.

Afschrijven van een abonnement

Bij een actief abonnement van dezelfde klant en uurcategorie kunnen de geklokte uren van een abonnement worden afgeschreven.

Werkbon downloaden

Met één klik een werkbon genereren en downloaden, kies zelf welke informatie er getoond moet worden.

Werkklok via mobiele app

Start een werkklok via de mobiele app om ook op locatie werkzaamheden te registreren en uren te klokken.

Verkoop & Handel

Artikelbeheer
Artikelgroepen

Structuur en overzicht aanbrengen in je artikelbestand door een onderverdeling in verschillende groepen.

Importeren

Al een artikelbestand? Importeer die eenvoudig door onze Excel-template te uploaden in je account.

Eenheden toevoegen

Zoveel eenheden aanmaken als je wilt in de instellingen van je account en daarna direct toepassen in je artikelbestand.

Staffelprijzen

Bepalen bij hoeveel producten een klant moet afnemen om korting te krijgen en hoe hoog die korting moet zijn.

Prijsafspraken

Voeg prijsafspraken met bepaalde klanten toe en laat dit automatisch verwerkt worden op de factuur.

Leveranciers

Aangeven waar een artikel besteld kan worden en indien nodig verschillende leveranciers bij één artikel invoeren.

Afbeeldingen

Afbeeldingen toevoegen aan artikelen zodat klanten gemakkelijk kunnen bestellen aan de hand van je artikelbeheer in hun klantenportal.

Factureren

Integratie met Administratie: Met enkele muisklikken artikelen uit je bestand toevoegen aan een verkoopfactuur.

Prijzen updaten

Eenvoudig en snel in- en verkoopprijzen updaten door ons Excel-template te uploaden in je account.

Voorraadbeheer
Telmomenten

Voorraad controleren wanneer je maar wilt met een overzichtelijke lijst van de huidige voorraad en mogelijkheid om aan te passen.

Serienummers

Afzonderlijke artikelen registreren bij inkoop en verkoop met de ondersteuning van serienummers.

Samengestelde artikelen

Probleemloos registreren welke artikelen samen een ander artikel vormen en ook hier de voorraad van bijhouden.

Voorraadmutaties

Artikelen handmatig bijboeken en afboeken op ieder moment en inzien waar de bij- of afboeking op gebaseerd is.

Minimumvoorraad

Geef aan wat de minimumvoorraad voor een artikel moet zijn en krijg een melding als de voorraad aangevuld moet worden.

Ordergrootte

Geef aan wat de ordergrootte is op het moment van bestellen zodat de hoeveelheid automatisch bijgeboekt wordt.

Aanbevolen voorraad

Geef aan wat de aanbevolen voorraad van een artikel is en krijg een melding als de voorraad aangevuld moet worden.

Leverancier kiezen

Wanneer er verschillende leveranciers bij een artikel zijn geregistreerd, kiest Workspace bij inkoop automatisch de goedkoopste.

Mutaties bij factureren

Een artikel met voorraadfunctie op een factuur plaatsen en die versturen zorgt automatisch voor een afboeking.

Offertes
Eigen huisstijl

Professionele offertes opstellen in je eigen huisstijl, met logo, achtergrond, kleurgebruik en indeling.

Templates voor lay-out

Verschillende lay-outs maken voor bepaalde klanten of doeleinden; makkelijk wisselen tussen lay-outs via het menu.

Artikelen offreren

Direct vanuit je artikelbeheer producten toevoegen aan de offerte of losse regels gebruiken voor incidentele aanvragen.

Versturen via e-mail

Na het afronden van de offerte meteen e-mailen aan de klant. Altijd op de hoogte via ‘Verstuurde mail’.

Online bekijken en accepteren

Via het klantenportal of het web kan de klant de offerte bekijken, downloaden, accepteren of weigeren.

Digitaal ondertekenen

Is de klant akkoord, dan kan de offerte online direct geaccepteerd worden en kan de klant daar een handtekening plaatsen.

Pdf downloaden

Met één klik de offerte downloaden en opslaan op je eigen apparaat of print de offerte en verstuur hem per post naar de klant.

Dupliceren

Nagenoeg dezelfde aanvraag binnengekregen? Dupliceer met één klik de offerte om deze opnieuw te versturen.

Bespreken via chat

Bespreek de offerte tijdens het samenstellen of na het versturen met collega's via onze geavanceerde chatfunctie.

Factuur genereren

Integratie met Administratie: Meteen vanuit de geaccepteerde offerte een factuur genereren die met één klik verstuurd kan worden.

Omzetten naar project

Integratie met Projecten & Uren: Een geaccepteerde offerte met één kik omzetten naar een project.

Omzetten naar verkooporder

Worden de producten op de offerte op een order geplaatst, dan zet je de offerte eenvoudig om naar een verkooporder.

Bevestiging sturen

Na goedkeuring van de offerte handmatig of automatisch een bevestiging versturen van de opdracht.

Standaardkortingen

In je relatiebestand per klant aangeven hoeveel korting er automatisch bij elke offerte toegekend moet worden.

Omzetten naar werkzaamheden

Integratie met Projecten & Uren: Regels van een geaccepteerde offerte direct omzetten in werkzaamheden en uren klokken.

Verkooporders
Pakbonnen

Zelf kiezen welke gegevens er op de pakbon moeten verschijnen en deze direct downloaden en toevoegen aan de verkooporder.

Kalender

Altijd een overzicht van openstaande verkooporders, leverdata en ruimte voor nieuwe orders in de kalender.

Korting toekennen

Eenvoudig aangeven welk percentage korting een klant ontvangt bij het plaatsen van een verkooporder.

Omzetten naar factuur

Integratie met Administratie: Direct vanuit een uit te leveren verkooporder een factuur genereren en (ingepland) versturen.

Artikelen toevoegen

Eenvoudig en snel vanuit je artikelbestand artikelen toevoegen aan de verkooporder, altijd aanpasbaar in aantal en omschrijving.

Automatische ordernummers

Bij het aanmaken van een nieuwe verkooporder wordt automatisch een oplopend ordernummer toegekend.

Bestellijst genereren

Met één klik vanuit een verkooporder een bestellijst genereren die te verwerken en te bestellen is via de inkooporders

Orderbevestiging

Klanten met één klik een orderbevestiging sturen met een zelf in te stellen tekst en lay-out, eventueel met bcc.

Ontvang orders via klantenportal

Orders ontvangen die klanten aan de hand van je artikelbestand via het klantenportal hebben samengesteld.

Inkooporders
Bestellijsten

Lijsten samenstellen (met collega’s) van te bestellen artikelen en sluiten als de inkooporder kan worden gemaakt.

Inkooporders genereren

Direct vanuit een gesloten bestellijst een inkooporder genereren die naar de leverancier(s) kan worden gestuurd.

Leveranciers selecteren

Zelf de leveranciers bepalen waar de order geplaatst moet worden - Workspace kiest automatisch de goedkoopste.

Leveringen registreren

Aangeven wanneer welke levering is binnengekomen en welke artikelen eventueel nog in backorder staan.

Inkooporders e-mailen

Afgeronde inkooporders direct vanuit Workspace e-mailen aan de leverancier met een helder overzicht van de bestelling.

Automatische voorraadmutaties

Automatisch bijwerken van de voorraad wanneer een artikel op een verkooporder wordt geplaatst en wordt gefactureerd.

Sales

Websitebezoekers
Websiteprofielen

Zoveel verschillende websiteprofielen toevoegen om van elke site de bezoekers te registreren en identificeren.

Identificatie van bezoekers

Bezoekers registreren en identificeren volgens door jou gestelde voorwaarden voor marketing- of analysedoeleinden.

Omzetten naar leads

Geïdentificeerde bezoekers direct en eenvoudig omzetten naar leads om in Sales te verwerken.

Voorwaarden voor identificatie

Bepaal zelf onder welke omstandigheden bezoekers worden geregistreerd, zoals aantal bezochte pagina’s en duur van het bezoek.

FIlters

Slimme filters in het menu gebruiken om overzichtelijke lijsten te creëren van geregistreerde bezoekers.

Op saleslijst plaatsen

Direct vanuit de bezoekerslijst leads op een saleslijst plaatsen en een zelf gekozen workflow doorlopen.

Sales
Leads

Vanuit Websitebezoekers of handmatig leads toevoegen die salesmedewerkers eenvoudig kunnen opvolgen.

Saleslijsten

Zoveel saleslijsten aanmaken als je wilt om klanten in te delen naar salesmedewerker of doelgroep.

Workflow bepalen

Zelf bepalen welke stappen er moeten worden doorlopen bij het opvolgen van een lead in Workspace.

Widgets

Direct bij het openen van een saleslijst een beknopt overzicht zien van de percentuele groei in prospects.

Verschillende weergaven

Bekijk de zelf samengestelde saleslijst op de manier die jij wilt: in een lijstweergave of kolomweergave.

Snelle invoer van leads

Met één klik een lead invoeren door de bedrijfsnaam in de witte balk in te voeren en later de details toe te voegen.

Toevoegen aan relatiebestand

Leads worden automatisch toegevoegd aan het relatiebestand zodat ze altijd eenvoudig terug te vinden zijn.

Leads markeren

Aangeven of een lead gewonnen of verloren is met één klik en direct het overzicht laten bijwerken.

Prospects e-mailen

Stuur direct vanuit Workspace aan prospects een e-mail met eventuele bijgevoegde offerte of andere bestanden.

Offertes
Eigen huisstijl

Professionele offertes opstellen in je eigen huisstijl, met logo, achtergrond, kleurgebruik en indeling.

Templates voor lay-out

Verschillende lay-outs maken voor bepaalde klanten of doeleinden; makkelijk wisselen tussen lay-outs via het menu.

Artikelen offreren

Integratie met Handel & Verkoop: Direct vanuit je artikelbeheer producten toevoegen aan de offerte.

Versturen via e-mail

Na het afronden van de offerte meteen e-mailen aan de klant. Altijd op de hoogte via ‘Verstuurde mail’.

Online bekijken en accepteren

Via het klantenportal of het web kan de klant de offerte bekijken, downloaden, accepteren of weigeren.

Digitaal ondertekenen

Is de klant akkoord, dan kan de offerte online direct geaccepteerd worden en kan de klant daar een handtekening plaatsen.

Pdf downloaden

Met één klik de offerte downloaden en opslaan op je eigen apparaat of print de offerte en verstuur hem per post naar de klant.

Dupliceren

Nagenoeg dezelfde aanvraag binnengekregen? Dupliceer met één klik de offerte om deze opnieuw te versturen.

Bespreken via chat

Bespreek de offerte tijdens het samenstellen of na het versturen met collega's via onze geavanceerde chatfunctie.

Factuur genereren

Integratie met Administratie: Meteen vanuit de geaccepteerde offerte een factuur genereren die met één klik verstuurd kan worden.

Omzetten naar project

Integratie met Projecten & Uren: Een geaccepteerde offerte met één kik omzetten naar een project.

Omzetten naar verkooporder

Integratie met Handel & Verkoop: Zet de offerte eenvoudig om naar een verkooporder en laat voorraad automatisch bijwerken.

Bevestiging sturen

Na goedkeuring van de offerte handmatig of automatisch een bevestiging versturen van de opdracht.

Standaardkortingen

In je relatiebestand per klant aangeven hoeveel korting er automatisch bij elke offerte toegekend moet worden.

Omzetten naar werkzaamheden

Integratie met Projecten & Uren: Regels van een geaccepteerde offerte direct omzetten in werkzaamheden en uren klokken.